Die besten Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams

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Microsoft Teams ist eine nützliche und benutzerfreundliche Erweiterung der Office-365-Suite, die täglich von vielen Teams genutzt wird. Es hilft Ihnen, mit Funktionen wie Videokonferenzen, Chat und Dateiablage effizienter zu arbeiten. Auch wenn Teams bereits viele Vorteile bietet, schöpfen Sie vielleicht noch nicht alle Möglichkeiten aus. Aus diesem Grund haben wir im folgenden Artikel eine Auswahl an Tipps und Tricks für Microsoft Teams zusammengestellt.

Tipp 1: effiziente Teamkommunikation durch Tags

Teams können Sie sowohl auf Windows 10 als auch Windows 11-Systemen nutzen. Tags bieten Teambesitzern und Teammitgliedern eine effiziente Möglichkeit, gezielt mit bestimmten Gruppen innerhalb ihres Teams zu kommunizieren, ohne ein neues Unterteam erstellen oder Nachrichten einzeln versenden zu müssen. Um Tags zu verwenden (vorausgesetzt, der Administrator hat diese Funktion aktiviert), klicken Sie auf die Schaltfläche "Teams" in der linken Menüleiste und wählen Sie Ihr Team aus der Liste aus. Anschließend klicken Sie auf "Weitere Optionen" und gehen zu "Tags verwalten". Dort können Sie ganz einfach bestimmte Teammitglieder mit einem oder mehreren Tags kennzeichnen (z.B. als Produktmanager, IT-Spezialist etc.). Sobald Sie oder ein anderes Teammitglied diese Tags in @Erwähnungen oder in einem der Standardkanäle des Teams verwenden, erhalten alle Mitglieder, denen der Tag zugeordnet ist, eine Benachrichtigung. Vor allem im Zeitalter der digitalen Bildung kann dies besonders nützlich sein.

Tipp 2: Nachrichten als wichtig kennzeichnen

Im Chat haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nachrichten als dringend zu kennzeichnen, sodass der Empfänger alle zwei Minuten eine Benachrichtigung erhält, bis er die Nachricht gelesen hat. Tippen Sie Ihre Nachricht in das Chat-Fenster und wählen Sie vor dem Senden das Ausrufezeichen, um die Dringlichkeit festzulegen. Nach dem Versenden erscheint Ihre Nachricht mit einer roten Kopfzeile und einer Desktop-Benachrichtigung, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.

Tipp 3: Breakout Rooms erstellen

Breakout Rooms sind eine nützliche Funktion für Meetings, die es Organisatoren ermöglicht, Teilnehmer in separate Gruppenräume aufzuteilen. Diese Räume können entweder automatisch oder manuell zugewiesen werden. Mit der Möglichkeit, bis zu 50 Breakout Rooms einzurichten, können parallel zur Hauptveranstaltung kleinere Sitzungen abgehalten werden. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn eine große Anzahl von Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufgeteilt werden soll, um bestimmte Themen zu diskutieren und die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren. Insbesondere Veranstaltungen, wie zum Beispiel Online-Vorlesungen eines Fernstudiums können dadurch profitieren.

Tipp 4: nahtlose Integration von Microsoft Teams zu Outlook

Obwohl Microsoft Teams immer häufiger als Kommunikationsplattform in Unternehmen eingesetzt wird, ist es nicht der einzige Kommunikationsweg. Oft wird parallel Outlook verwendet. Um Inhalte nicht umständlich von Teams nach Outlook zu übertragen, können Sie innerhalb einer Chatnachricht oder eines Kanals auf "Weitere Optionen" klicken und "Mit Outlook teilen" auswählen. Daraufhin öffnet sich ein E-Mail-Fenster mit dem integrierten Chat-Inhalt. Sie müssen nur noch den Empfänger und den Betreff eingeben und können bei Bedarf zusätzlichen Text hinzufügen, bevor Sie die E-Mail direkt versenden.

Tipp 5: Meeting-Notizen erstellen

Während eines Meetings sind Notizen oft unerlässlich. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Notizen anzufertigen:

• traditionell mit Papier und Stift, wobei eine spätere Digitalisierung notwendig sein kann,
• digital mit Microsoft OneNote,
• oder direkt in Teams.

In Teams können Sie während eines Meetings einfach auf die Schaltfläche "Meeting Notes" klicken, um ein Notizfeld am Rand der Seite, ähnlich einem Chat-Fenster, zu öffnen und Notizen zu erstellen.

Fazit

Microsoft Teams bietet weit mehr als nur eine Plattform für Chats, Fernlehrgänge, Videokonferenzen oder Telefonate. Mit den richtigen Tipps und Tricks lässt sich viel Zeit sparen und die Zusammenarbeit an Projekten deutlich effizienter gestalten.